真報連相
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真・報連相とは
「ほうれんそう」、すなわち「報連相」が「報告、連絡、相談」の愛称であることは、よく知られています。
しかし、誰もが知っている「報連相」も、きちんとできている会社となると少ないのではないでしょうか。
報連相がきちんとできていない会社では次のような問題が生じる傾向があります。
・お客様との連絡ミスで大問題が発生。
・部下の報告が少なく、連絡ミスが多い。
・仕事の成果があがらない。
・部門間にセクショナリズムがある。
・組織が活性化しない。
・社長の方針が社員に浸透していない。
では、なぜ報連相ができていないかですが、それは一般的な注意事項は指摘できても、具体的な中身になると、答えられない人が多いからです。
今まで世間一般で、その内容が漠然としていたからです。
その中身をはじめて明らかにしたのが、真・報連相であり業績向上につながる報連相なのです。
3つの視点
真・報連相は、報連相(手段)を目的、環境(相手)、自己の「3つの視点」でとらえます。
今までの報連相は、やり方・手段を主に考えていました。
しかし、真・報連相では目的と手段を左右するのは「自己」であることに注目しています。
目的を明確にするのも、しないのも自己です。
手段を開発したり、磨いたり、するのも自己です。自己の性格とかワークスタイルのことも含めて、自己理解・他者理解が質の高い報連相には必要です。
3つに分割
ものごとを「3つに分割」すると、わかりやすく、印象深く伝えることができます。
例えば、電話で複雑な内容を伝える場合は次のようにいいます。
「お伝えしたいことが3点あります。第1は・・・、第2は・・・、第3は・・・」
というように最初に伝えたい全体像(要点)をいってから、内容に入りましょう(伝えたいことが1つの場合、簡単な内容の場合には分割は不要です)
■報告書の書き方
報告書も3つに分割して書くと、わかりやすく、印象深く伝えることができます。
1.はじめに → 2.本論 → 3.まとめ
本論の中身もさらに3つに絞ります。「まとめ」では、要点を簡潔に繰り返したり、感想を述べたりしてまとめます。
3つの深度
情報の共有化には「3つの深度」があります。
■深度1
深度1は「事実情報の共有化」です。例えば目標数値。自分の目標だけでなく、部門目標、全社目標も知っていてもらいたいのです。
FAX、メールの文章、経営理念、顧客名、スケジュール、品質データ、工程の進捗度合い、在庫状況など共有化が期待されているものは数多くあります。
中堅企業では、経営理念が文章化されている企業は少ないでしょう。理念がないのではありません。立派な理念があって発展してきたのです。
しかし、これを文字化しておかないと、従業員のみんなにも、これから先の経営を引き継ぐ人にも、この「思い」は伝えようがありません。
まず、「思い」を、文字にして顕在化し周知する必要があります。
■深度2
深度2は「意味(目的)の共有化」です。経営理念の文章を「知っている」、行動指針を暗記しているだけでなく、その意味するところをみんなが「わかっている」ことが肝心です。
■深度3
深度3は「気持ちの共有化」です。考え方の波長が違えば、波は打ち消し合ってさざ波も立たないでしょう。波長が合えば波はうねりになります。そして心が揃い、組織力がさらに高まります。
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